Administração do tempo: estabelecendo prioridades

Psic. Thays Araujo

Cá entre nós, quem nunca disse “Não tenho mais tempo para fazer minhas coisas!”?!

Cada vez mais nos preocupamos com a falta de tempo que sentimos para realizar nossas atividades diárias. Mas será que nos falta tempo, ou não estamos administrando o tempo de uma forma eficaz?
Em meio a tantas coisas para fazer ao mesmo tempo, precisamos organizar nossas atividades, priorizando-as.

Existem várias formas de se fazer isso, neste texto vou sugerir uma atividade de acordo com dois autores, Lucy MacDonal e Jaime Wagner. Estes autores dizem que uma boa administração do tempo depende de como você distribui suas atividades, listando-as em 3 categorias: importantes e urgentes, importantes e não urgentes, não importantes e não urgentes.Quanto mais atividades importantes e urgentes tivermos, mais teremos que estar dispostos a gerenciar crises, a tensão e a pressão são maiores, portanto estaremos mais propensos ao estresse.Quando temos atividades importantes, mas elas não são urgentes, nos sentimos mais motivados e tranqüilos para realizar o que desejamos, afinal, não precisamos brigar com o relógio, não há pressa, mas sim, planejamento. E aquilo que não é importante e nem tem urgência são trivialidades e devem ser evitados para não perdermos tempo com pequenas coisas que não vão agregar valor.
Desta forma, estou falando sobre priorização de atividades. Priorizar é uma forma de ordenar eventos, começando com aquilo que é vital, necessário.
Mas ainda que a gente se organize e estabeleça prioridades, estamos sujeitos a imprevistos e interrupções que podem exigir um novo planejamento.

Aquilo que é importante está relacionado ao valor que tem para você, e a urgência está relacionada ao tempo ou ao prazo para realização das atividades.
Devemos estar atentos a este fato, pois as interrupções e os imprevistos fragmentam a atenção e desviam o planejamento. Por isso fique atento aos dois grandes erros cometidos ao lidar com imprevistos/interrupções:
1. fechar-se ou fugir do imprevisto (tentar ignorá-lo);
2. não reconhecer que muitos imprevistos podem ser tratados de maneira planejada.

As interrupções podem ser classificadas em três tipos:

1. Necessárias e urgentes: as únicas que realmente precisam ser tratadas imediatamente sob pena de incorrer em perda significativa;

2. Necessárias, mas não urgentes: chegam inesperadamente, mas o prazo não é imediato;

3. Desnecessárias: não lhe dizem respeito ou não têm valor para você.Faça três perguntas para saber como lidar com as interrupções:

1. O que eu posso fazer por você?

Esta pergunta verifica se a interrupção é necessária ou não e se você pode realizar o que está sendo pedido.Sugira/negocie um prazo viável, considerando possíveis imprevisto

2. Qual é o prazo que a pessoa me dá?
Você pode arcar com este prazo?

3. Como isso se enquadra nas minhas prioridades?
É possível conciliar no seu planejamento as interrupções/imprevistos que surgiram?

Experimente organizar suas atividades desta semana distribuindo-as em 3 colunas como mostra o exemplo a seguir:

importantes e urgentes	importantes e não urgentes	não importante e não urgentes
	urgentes

Experimente e depois nos escreva contando como foi.

E se você tiver alguma outra forma de organizar seu tempo, nos escreva também, para compartilharmos novas idéias.

A todos, uma boa administração do tempo!

Para saber mais:
- MacDonald, Lucy. Aprenda a usar o tempo: saiba equilibrar vida pessoal e profissional e encontre o bem-estar. São Paulo: Publifolha, 2006.
- Wagner, Jaime. A arte de planejar o tempo. Porto Alegre: Literalis, 2003.

Contato:thaysaraujo@caentrenos.org